Juan Ignacio Gutiérrez

Cuando llegué a Madrid desde mi andalucía natal, dos fueron las cosas que más me llamaron la atención:

  • Todo parecía estár más ordenado. Mi primera impresión fue que la gente aparcaba mejor, no había demasiados coches en doble fila, y, lo más importante: todo el mundo se pegaba a la derecha en las escaleras mecánicas para dejar pasar a quienes tenían más prisa.
  • El transporte público -sobre todo el metro y los trenes de cercanías- funcionaba con regularidad.

Dos fueron mis primeras conclusiones:

  • al menos aparentemente, la gente era consciente de que no tenía ningún derecho a marcarle el ritmo a los demás. Más que la manida frase “en Madrid todo el mundo tiene prisa”, la que me salía a mi era “en Madrid la gente es más respetuosa”. Con el tiempo descubrí, para mi desgracia, que también hay coches en doble fila, pero esa es otra historia.
  • La sensación de que el trasporte público era regular fue para mi fue una revolución: una vez conseguí cogerle el tranquillo, podía calcular, sin demasiado riesgo de equivocarme, cuanto tiempo me iba a tomar llegar a mi destino.

En las primeras citas, salía de casa con más tiempo del que necesitaba. Esto hacía que la mayoría de las veces, llegara con demasiada anticipación. Poco a poco, fui ajustando mis tiempos hasta que conseguí adecuarlos y ser puntual. Recuerdo algún comentario acerca de mi proverbial puntualidad a pesar de ser andalúz (¡Ay, los prejuicios!).

Os cuento todo esto para recalcar una cuestión fundamental a la hora de gestionar adecuadamente nuestra agenda: tenemos que ser conscientes de cuanto de nuestro tiempo va a ocupar una tarea concreta, cuanto tiempo necesitaremos para desplazarnos, tanto a la ida como a la vuelta, cuando sea necesario y, algo que solemos olvidar: qué probabilidad hay de que algo salga mal y no terminemos a la hora esperada. Paulatinamente, los calendarios digitales han ido sustituyendo a aquellas antiguas agendas o dietarios de papel que nos regalaban o regalábamos a nuestros clientes.

Aunque utilizó una de elaboración propia, que forma parte de un gestor de proyectos que he ido desarrollando para mi trabajo y que os iré presentando poco a poco, por si os viene bien alguna de mis ideas, suelo utilizar los calendarios o agendas digitales de Apple y Google, y os hablaré también de estas herramientas en alguna ocasión; pero, en general, todos los caliendarios y agendas gratuitos que nos ofrecen los sistemas operativos o los principales paquetes de ofimática, tienen una funcionalidad que sobrepasa, con creces, la que nos podían proporcionar nuestras agendas de papel.

Hayamos decidido o no aprovechar la potencia de los nuevos calendarios digitales, deberíamos quedarnos con una idea fundamental: las agendas son una magnífica herramienta de gestión y no deberíamos renunciar a su uso, sobre todo ahora, que no tenemos que esperar a que un proveedor o un cliente nos regale una, y no tenemos que pasar nuestros datos y las direcciones y teléfonos de nuestros clientes a la nueva.

Así que, aunque pueda sonar anticuado, la mejor herramienta para gestionar el tiempo es una agenda. Y sí: también las de papel.


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