Una de las principales y más importantes tareas para mejorar nuestra gestión es, precisamente, organizar nuestras tareas, establecer diferentes grados o niveles de prioridad para ellas.
Una de las más duras preguntas a la hora de ponernos a trabajar es esta: ¿por dónde empiezo?, ¿por dónde empezamos?
Es una pregunta que, más veces de las que nos gustaría, termina por bloquearnos.
“¡Tengo tantas cosas que hacer, pero es que no sé por dónde empezar!
Las agendas digitales traen normalmente un campo para organizar las tareas que nos permite clasificarlas, en función de la prioridad, en “alta”, “media” y baja”.
Esto información puede resultarnos útil para saber eso: cual es la prioridad de las tareas, pero, en mi opinión, sigue sin aclararnos la clave cuestión del principio: ¿por dónde empezamos?
La respuesta intuitiva es fácil: podríamos empezar por las tareas de prioridad alta.
Lo prioritario -si nos atenemos a la definición de prioridad- es lo que tenemos que hacer antes, aquello a lo que tenemos que dar prioridad.
Esto, en principio, resolvería nuestro problema. Pero: ¿qué ocurre si hemos marcado varias tareas con prioridad “alta”, por cuál de ellas deberíamos empezar?
A tomar esta decisión puede ayudarnos la “Matriz de Eisenhower”.
La matriz es un cuadro de doble entrada (matriz 2×2) que nos va a permitir establecer ese orden de prioridad respondiéndonos dos sencillas preguntas:
- ¿Cómo de urgente es la tarea?
- ¿Cómo de importante?
Veamos ahora qué entendemos por urgencia e importancia.
Se atribuye también a Eisenhower esta frase:
“Lo importante rara vez es urgente, y lo urgente, rara vez es importante”.
Urgente es lo que es necesario acometer sin excusa, es decir: tendríamos que acometer primero las tareas urgentes, ya que tendrémos que entender estas como aquellas que no es posible aplazar.
Si un policía nos mide que detengamos nuestro vehículo, nuestro jefe o una cliente nos exige la entrega de un trabajo, la comida que tenemos en el horno, un requerimiento judicial para mañana o un comunicado de la administración tributaria que podría llevar una multa o recargo y cuyo vencimiento está próximo, sería ejemplos obvios de tareas urgentes.
Las tareas importantes, por su parte, son las que tienen mayor interés para nosotros.
Importante sería conseguir el dinero para comprar el anillo de compromiso que hemos decidido regalar a nuestra pareja para pedir su mano, decidir qué coche vamos a comprar y la forma de financiarlo si necesitamos uno nuevo, elegir el colegio de los niños o entregar en la fecha acordada el trabajo que nos acaban de encargar.
El truco de una buena organización de tareas consiste en tratar de evitar que las tareas importantes se conviertan en urgentes. Para conseguir esto, solo tenemos que planificar adecuadamente.
Si tenemos un examen el mes que viene y realizamos una buena planificación, la importante tarea de superarlo avanzará sin mayor problema día a día en pos del objetivo marcado. Si dejamos todo para el último día, habremos convertido nuestra tarea en urgente.
Las tareas importantes podemos convertirlas en urgentes nosotros mismos -por una mala planificación- o pueden llegar a serlo fruto de imprevistos, imponderables.
Si estamos cocinando en casa y, por muy bien que hayamos planificado todo, la cocina echa a arder, tendremos que ponernos a apagar el incendio: habrá aparecido una tarea urgente e inaplazable que requerirá toda nuestra atención y esfuerzo.
Y es aquí donde radica el problema: Las tareas urgentes, desplazan a las importantes.
Por tanto, tenemos que tratar de llenar nuestra agenda con tareas importantes y descargarla -siempre que sea posible- de tareas urgentes.
Tareas urgentes son las crisis o emergencias -como ese fuego en la cocina-, tareas o proyectos con fecha de entrega inmediata, pedidos o peticiones de jefes y clientes “para ayer”, imprevistos e imponderables.
Las tareas importantes, pero no urgentes, son el ideal de tarea. Son las que hemos conseguido planificar bien y están bien controladas en nuestras agendas.
Hay tareas, no obstante, que, a pesar de no ser importantes cumplen el criterio de inmediatez, de prioridad de las urgentes. Ejemplos de estas tareas son las reuniones inevitables, las llamadas telefónicas que nos vemos obligados a atender o aquellas tareas que son, en realidad, importantes para otras personas, pero no para nosotros.
Por último, tendríamos aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. Son las actividades puramente recreativas cuando constituyan eso que conocemos como “pérdidas el tiempo”. Deberíamos evitar estas tareas si necesitamos el tiempo que nos ocuparían para abordar otras que sí son importantes, sin olvidar que, por muy bien que hagamos planificado todo, pueden surgir tareas urgentes en cualquier momento.
En resumen: una buena agenda tiene muchas tareas importantes y casi ninguna urgente.
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